Последствия нарушения сроков хранения исполнительной документации: штрафы, риски, ответственность

Узнайте, какие последствия могут быть при нарушении сроков хранения исполнительной документации, какие риски возникают у подрядчика и заказчика, возможные штрафы и юридические последствия

Что грозит за нарушение сроков хранения исполнительной документации: риски, ответственность и последствия

Нарушение сроков хранения исполнительной документации (ИД) в строительстве может привести к отказу при сдаче объекта, претензиям контролирующих органов, административной ответственности, финансовым потерям и сложностям при эксплуатации, реконструкции и продаже объекта. Правила хранения ИД закреплены в Приказе Минстроя РФ № 344/пр от 16.05.2023 и иных нормах

Почему важно хранить исполнительную документацию

Исполнительная документация — это не «лишние бумажки», а юридически значимый комплект документов, отражающий фактическое выполнение строительно-монтажных работ и соответствие объекта проектным решениям и нормативам. Она необходима для:

приёмки объекта и ввода его в эксплуатацию;
контроля качества работ и материалов;
технадзора и государственных проверок;
эксплуатации, ремонта и реконструкции объекта;
юридической защиты подрядчика/заказчика в спорах.

Нормативно исполненная и правильно хранимая ИД — это гарантия надёжности строительного проекта во все периоды жизненного цикла объекта.
Согласно действующему Приказу Минстроя РФ № 344/пр от 16.05.2023, исполненная документация передаётся застройщику или заказчику на постоянное хранение после получения заключения о соответствии объекта капитального строительства требованиям. ИД хранится в течение всего срока эксплуатации объекта.

Что считается нарушением сроков хранения ИД

Нарушение сроков хранения может проявляться как:

утрата исполнительной документации частично или полностью;
недостаточное хранение ИД у подрядчика перед передачей заказчику;
необеспечение постоянного хранения после сдачи объекта;
недостаточная защита архива (от пожара, воды, потери данных);
умышленное уничтожение документов до истечения положенного срока.

Такие нарушения чреваты не только административными, но и коммерческими и юридическими последствиями.

Основные последствия нарушения сроков хранения ИД

1

Отказ в приёмке объекта контролирующими органами
Государственный строительный надзор внимательно проверяет комплект ИД при сдаче объекта. Отсутствие части ИД или утрата документов может привести к отказу в приёмке или к предписанию устранить нарушения. А это — дополнительные сроки, расходы и риски затягивания ввода объекта в эксплуатацию.

2

Штрафы и административная ответственность
Нормы хранения документов регулируются не только строительными правилами, но и архивным законодательством РФ, включая Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и подзаконные акты, такие как Приказы Росархива. По архивным правилам нарушение сроков и условий хранения может повлечь административную ответственность, в том числе штрафы для юридических лиц и должностных лиц

3

Юридические риски при договорах и оплате работ
Недостаток или утрата ИД усложняет подтверждение объёма и качества выполненных работ. Суды порой рассматривают отсутствие ИД как значительное нарушение условий договора подряда, что может повлечь пересмотр стоимости работ или отказ во взыскании задолженности подрядчику.

4

Сложности при эксплуатации и реконструкции
ИД — это «паспорт» объекта: схемы, акты скрытых работ, паспорта материалов и т.д. Если эти документы утеряны или хранятся ненадлежащим образом:

эксплуатационная организация не сможет безопасно обслуживать системы;
при реконструкции сложно определить, где находятся скрытые коммуникации;
риск повреждения инженерных сетей возрастает.

Эти последствия могут быть опасны для эксплуатации и безопасности людей.

5

Потеря гарантий и ответственности подрядчика
Если ИД утеряна, подрядчик теряет документальное подтверждение того, что работы выполнены качественно и в соответствии с проектом. Это снижает шансы взыскать гарантийные обязательства или доказать свою позицию в споре.

⚙️ Можно ли уничтожить исполнительную документацию досрочно?

Ответ: нельзя уничтожать ИД до истечения срока хранения.
Поскольку ИД должна храниться в течение всего срока эксплуатации объекта капитального строительства и передаваться заказчику для постоянного хранения, досрочное уничтожение нарушает нормативы и может повлечь санкции со стороны контролирующих органов.

Что делать, если исполнительная документация утеряна

Если ИД утеряна частично или полностью:

Провести инспекцию объекта — зафиксировать фактическое состояние конструкций, скрытых работ и инженерных сетей.
Восстановить документы — оформить акты повторного освидетельствования, исполнительные схемы «в натуре».
Оформить объяснительные и отчёты — юридически пояснить причины утраты и предпринятые действия.

Решение таких случаев часто требует привлечения экспертизы и согласования с надзорными органами.

Итог

Нарушение сроков хранения исполнительной документации — это не «маленькая ошибка». Это риск:

отказа в приёмке объекта;
административных штрафов;
юридических и финансовых претензий;
проблем при эксплуатации, реконструкции и продаже объекта.

Исполнительная документация должна храниться в течение всего срока эксплуатации объекта капитального строительства и передаваться заказчику для постоянного хранения, как того требуют действующие нормативы.

Есть вопрос по подготовке исполнительной документации или разработке проекта производства работ?

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Команда ПрофиПТО с 2018 года помогает строительным компаниям сдавать объекты и получать деньги за выполненные работы своевременно подготавливая исполнительную документацию на все виды работ

ИСПОЛЬЗУЕМ СВОИ ПРОГРАММЫ

Разработали собственные программы для ускорения подготовки ИД и сократили время подготовки актов на 20%. Также работаем в имеющихся на рынке ПО Exon, BuildDocs, ПИК и т.д.
ОРГАНИЗУЕМ ФОРУМЫ И ВСТРЕЧИ ИНЖЕНЕРОВ

Организуем встречи и обучение инженеров ПТО. Организовали PTOFORUM 2018, PTOFORUM 2023, участвовали в организации форума Актион Строительство 2025
ПУБЛИКУЕМСЯ В ОТРАСЛЕВЫХ СМИ

Ппериодически общаемся с тематическими изданиями и обсуждаем свое видение на рынок услуг ПТО в строительстве. Таже активно ведем свои социальные сети

"Прежде чем делать открытие — загляни в справочник." К. Прутков-инженер. «Советы начинающему гению»

Услуги ПТО
Подготовка исполнительной документации
Разработка ППР

Офис: г. Москва, ул. Адмирала Руднева, д.20, 3 этаж, пом. 16
Отделение работы с клиентами
+7 (499) 964-46-14‬
Отделение подбора персонала
+7 977 894-35-95

ИП Блинов Илья Владимирович
ИНН 434581072905
Регистрация в ГРНИП №320774600456811

Услуги ПТО

ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Разработка ППР

О компании