Требования к хранению исполнительной документации в электронном виде

Разбираем, как правильно хранить электронную исполнительную документацию: сроки, форматы, подписания и защита в соответствии с ГОСТ Р 70108-2025 и нормами ЭДО.

Как хранить исполнительную документацию в электронном виде: требования, сроки и практика

Исполнительная документация в электронном виде должна храниться в надёжной информационной системе с поддержкой электронных подписей, метаданных, резервного копирования и передачи заказчику/эксплуатирующей организации. Основные требования к формированию, ведению и хранению электронного архива документов закреплены в ГОСТ Р 70108-2025.

Почему электронное хранение ИД стало стандартом

С 1 октября 2025 года введён в действие ГОСТ Р 70108-2025 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде» — национальный стандарт, который регулирует процессы формирования, ведения и хранения исполнительной документации в цифровом формате. Этот стандарт официально закрепляет возможность вести ИД в электронном виде без обязательного дубля на бумаге при условии соблюдения всех правил электронной обработки и хранения.

Электронный архив исполнительной документации — это не просто набор файлов: это целостная информационная система, обеспечивающая достоверность, сохранность, доступ и возможность передачи документации уполномоченным лицам (заказчику, техзаказчику, эксплуатирующей организации и государственному строительному надзору).

На что ориентируется ГОСТ Р 70108-2025 в части хранения электронных документов

🖥️ 1. Формирование и ведение в системе
ГОСТ требует, чтобы электронные документы — журналы работ, акты скрытых/ответственных работ, исполнительные схемы, паспорта/сертификаты, протоколы испытаний — создавались и хранились в информационной системе, которая:

включена в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных;
обеспечивает полноценное формирование, подписание, хранение, поиск и передачу ИД;
сохраняет метаданные, версии и историю изменений (что критично для подлинности документов).

Система должна обеспечивать защиту данных, невозможность несанкционированного изменения информации и регистрировать всю деятельность (кто и когда подписал/изменил документ).

📁 2. Форматы и подлинность
ГОСТ закрепляет:

документы формируются и сохраняются в XML-формате (если есть утверждённые XML-схемы);
если XML-схемы нет — используются PDF, DOC(X) и др., согласованные в формате ИД;
документы должны быть подписаны электронной подписью — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной в соответствии с нормативами Минстроя и правилами ЭЦП.

Подпись обеспечивает подлинность, юридическую силу и индивидуальную идентификацию автора документа.

💾 3. Архив и резервное копирование
Хранение электронных документов должно учитывать:

резервное копирование — документы должны иметь минимум две точки хранения (локально и резервный сервер/облако);
доступность и восстановление — данные должны быть доступны для просмотра и восстановления при необходимости, в том числе при проверках, передаче в эксплуатацию или судебных спорах;
защита от несанкционированного доступа — разграничение прав по ролям и пользователям;
логирование всех операций, чтобы можно было доказать историю формирования и изменений.

Такие требования делают электронный архив ИД не только безопасным, но и юридически значимым.

Сроки хранения электронной исполнительной документации

ГОСТ Р 70108-2025 сам по себе не устанавливает конкретных сроков хранения ИД — эти сроки определяются сопутствующими нормами (например, договором, договорными условиями, требованиями заказчика/эксплуатирующей организации и др.). Однако есть ключевой принцип: электронный архив должен храниться как минимум на весь период эксплуатационной необходимости и до передачи конечным пользователям (эксплуатирующим организациям) после ввода объекта.

При передаче ИД эксплуатирующей организации электронный архив также должен быть сохранён в полном комплекте — с подписями, метаданными и возможностью восстановления.

⚙️ Практические рекомендации для подрядчиков, ПТО и руководителей

1

Выберите подходящую систему. Система должна поддерживать метаданные, подписи, резервное копирование и разграничение доступа

2

Определитесь с форматом хранения заранее. XML — оптимально. PDF/DOC — допустимо, если XML-схемы отсутствуют.

3

Настройте резервные копии. Как минимум ежедневное резервирование с возможностью отката.

4

Обеспечьте доступность для всех сторон. Заказчик, техзаказчик, эксплуатирующая организация — должны иметь доступ к архиву.

5

Документируйте процессы. Внутренние инструкции, регламенты и стандарты должны отражать правила хранения, доступа и передачи электронной ИД.

📌 Вывод

Хранение исполнительной документации в электронном виде — это не просто сохранение файлов. Это организованный цифровой архив, соответствующий требованиям ГОСТ Р 70108-2025: структурированный, подписанный, защищённый, с резервными копиями и возможностью долговременного доступа. Такой подход снижает риски утраты документов, упрощает передачу заказчику и делает ИД юридически значимой и технически доступной в любой момент.

Есть вопрос по подготовке исполнительной документации или разработке проекта производства работ?

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Команда ПрофиПТО с 2018 года помогает строительным компаниям сдавать объекты и получать деньги за выполненные работы своевременно подготавливая исполнительную документацию на все виды работ

ИСПОЛЬЗУЕМ СВОИ ПРОГРАММЫ

Разработали собственные программы для ускорения подготовки ИД и сократили время подготовки актов на 20%. Также работаем в имеющихся на рынке ПО Exon, BuildDocs, ПИК и т.д.
ОРГАНИЗУЕМ ФОРУМЫ И ВСТРЕЧИ ИНЖЕНЕРОВ

Организуем встречи и обучение инженеров ПТО. Организовали PTOFORUM 2018, PTOFORUM 2023, участвовали в организации форума Актион Строительство 2025
ПУБЛИКУЕМСЯ В ОТРАСЛЕВЫХ СМИ

Ппериодически общаемся с тематическими изданиями и обсуждаем свое видение на рынок услуг ПТО в строительстве. Таже активно ведем свои социальные сети

"Прежде чем делать открытие — загляни в справочник." К. Прутков-инженер. «Советы начинающему гению»

Услуги ПТО
Подготовка исполнительной документации
Разработка ППР

Офис: г. Москва, ул. Адмирала Руднева, д.20, 3 этаж, пом. 16
Отделение работы с клиентами
+7 (499) 964-46-14‬
Отделение подбора персонала
+7 977 894-35-95

ИП Блинов Илья Владимирович
ИНН 434581072905
Регистрация в ГРНИП №320774600456811

Услуги ПТО

ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Разработка ППР

О компании