Риски неправильного хранения исполнительной документации

Неправильное хранение исполнительной документации может привести к штрафам, спорам с заказчиком, проблемам при проверках и невозможности подтвердить качество работ. Потеря или повреждение ИД создаёт юридические, финансовые и репутационные риски для подрядчика и застройщика.

1. Штрафы и административная ответственность
При проверках строительного надзора, Ростехнадзора или в рамках судебных разбирательств отсутствие или утрата исполнительной документации может быть расценена как нарушение обязательных требований.
Последствия:

• штрафы по ст. 9.5 КоАП РФ;
• предписания об устранении нарушений;
• усиленный контроль на следующих объектах.

Особенно критична утрата актов освидетельствования скрытых работ — восстановить их задним числом практически невозможно.

2. Споры с заказчиком и отказ в оплате
Если исполнительная документация хранится ненадлежащим образом и не может быть предоставлена по требованию заказчика:

• заказчик может оспорить качество выполненных работ;
• возможны удержания оплаты или требования возврата средств;
• возрастает риск судебных разбирательств.

Судебная практика показывает: при отсутствии ИД подрядчику сложно доказать факт и объём выполненных работ.
3. Проблемы при гарантийных обязательствах
В течение гарантийного срока заказчик вправе предъявлять претензии. Если исполнительная документация утрачена:

• невозможно подтвердить, какие решения были реализованы фактически;
• подрядчик несёт повышенные расходы на обследования;
• ответственность может быть возложена без возможности защиты своей позиции.

4. Риски при реконструкции и перепланировке
При реконструкции объекта или изменении его назначения исполнительная документация используется как исходная информация.
Отсутствие ИД приводит к:

• необходимости дорогостоящих обследований;
• увеличению сроков проектирования;
• отказам экспертизы или надзорных органов.

5. Потеря доказательств при авариях и ЧС
При авариях, деформациях, протечках или разрушениях ИД используется для установления причин.
Если документация утрачена или повреждена:

• невозможно доказать, что работы выполнены по проекту;
• ответственность может быть возложена на подрядчика автоматически;
• страховые компании могут отказать в выплатах.

Даже при переходе на электронную исполнительную документацию риски сохраняются, если:

• отсутствует резервное копирование;
• документы не подписаны квалифицированной ЭП;
• нет системы разграничения доступа;
• нарушены требования ГОСТ Р 70108-2025.

Электронный архив без регламентов — такой же риск, как и утраченная бумажная папка.

Неправильное хранение исполнительной документации — это не мелкое нарушение, а источник серьёзных финансовых, юридических и репутационных рисков. Потерянная ИД может обойтись компании значительно дороже, чем её своевременная и правильная подготовка и архивирование.
Именно поэтому всё больше подрядчиков и застройщиков передают подготовку и систематизацию исполнительной документации профильным организациям — чтобы быть уверенными, что через 5, 10 или 20 лет документы можно будет без проблем предъявить.