Подрядчик не предоставляет исполнительную документацию: что делать заказчику

Если подрядчик не предоставляет исполнительную документацию, заказчику нужно направить письменное требование с перечнем недостающих документов и сроком передачи. Дальнейшие действия зависят от договора: можно приостановить окончательный расчёт, применить неустойку, привлечь стороннюю ПТО-организацию с последующим взысканием обоснованных расходов либо рекомендовать подрядчику передать подготовку ИД на аутсорсинг

Универсального ответа нет.
Само отсутствие исполнительной документации не во всех случаях автоматически доказывает, что строительные работы не выполнены или имеют недостатки. Суд будет оценивать условия договора, характер недостающих документов и возможность использовать результат работ.
Позиция заказчика сильнее, если:

• обязанность передать ИД прямо предусмотрена договором;
• определён конкретный перечень документов;
• установлен срок передачи;
• окончательная оплата связана с передачей полного комплекта;
• без документов невозможно проверить скрытые работы;
• отсутствие ИД мешает сдаче или эксплуатации объекта;
• заказчик своевременно направлял замечания и требования.

Поэтому просто отказаться от всей оплаты со словами «нет исполнительной документации» — рискованный вариант. Нужно связать последствия с конкретными условиями договора и доказать значение недостающих документов.

Вариант 1.
Удержать согласованную часть оплаты и привлечь внешнее ПТО
На практике заказчик может предусмотреть в договоре право удержать установленную часть стоимости работ до передачи полного комплекта исполнительной документации.
Эти средства затем могут быть направлены на привлечение аутсорсинговой ПТО-компании, которая:

• проанализирует исходные данные;
• составит реестр недостающих документов;
• подготовит акты и схемы по имеющейся информации;
• систематизирует паспорта и сертификаты;
• сформирует электронный комплект ИД;
• устранит замечания принимающей стороны в пределах согласованного задания.

Но произвольно удерживать любой процент из уже подлежащей оплате суммы нельзя. Основание, размер и порядок удержания лучше прямо прописывать в договоре.
Если такого условия нет, заказчику потребуется отдельно обосновать:

• нарушение подрядчика;
• расходы на внешнего исполнителя;
• необходимость этих расходов;
• разумность стоимости;
• связь расходов с неисполнением подрядчика.

Для этого сохраняют коммерческие предложения, договор с внешней ПТО-организацией, акты выполненных работ, платёжные документы и переписку с первоначальным подрядчиком.

Вариант 2.
Рекомендовать подрядчику передать подготовку ИД на аутсорсинг
Это более мягкий и часто более быстрый сценарий.
Заказчик не меняет финансовые отношения и не вступает в спор о взыскании расходов. Он предлагает подрядчику привлечь профильную организацию и самостоятельно закрыть своё обязательство.
Такая схема подходит, если подрядчик:

• признаёт обязанность передать ИД;
• готов оплатить подготовку;
• имеет необходимые исходные данные;
• не располагает своим инженером ПТО;
• не успевает выполнить документацию в установленный срок.

В этом случае «ПрофиПТО» может подключиться к проекту, оценить объём и подготовить документы на основании переданных исходников. Для заказчика это способ быстрее получить комплект, а для подрядчика — избежать удержаний, штрафов и затяжного конфликта.

Вариант 3.
Заказчик самостоятельно нанимает ПТО-компанию
Если подрядчик игнорирует требования, заказчик может организовать подготовку недостающей документации через третье лицо.
До начала работ желательно:

• повторно письменно потребовать исполнение;
• установить окончательный срок;
• предупредить о привлечении сторонней организации;
• получить несколько коммерческих предложений;
• выбрать разумную стоимость;
• чётко определить объём;
• сохранить все подтверждающие документы.

Восстановить ИД удаётся не всегда. Внешняя компания не может законно заменить отсутствующие факты вымышленными сведениями или подписать документы за лиц, которые должны были участвовать в освидетельствовании работ.
Поэтому сначала проводится аудит исходников.

Исполнительная документация — это не просто «бумаги для сдачи». Это официальное подтверждение, что объект безопасен, построен по проекту и может быть введён в эксплуатацию.
Без полного комплекта ИД невозможно получить разрешение на ввод объекта, акт приёмки или оплату по контракту.
Компания «ПрофиПТО» помогает подрядчикам по всей России подготовить исполнительную документацию к сдаче объекта — быстро, точно и без вовлечения клиента в рутину.
Мы соберём и оформим всё, что нужно для успешной приёмки.

Своими силами имеет смысл делать, если есть инженер ПТО, объем небольшой и сроки не поджимают.
Если объект уже выполнен и нужно быстро закрыть большой объем исполнительной документации — эффективнее передать на аутсорс.

Мы подключаемся удаленно, работаем по фактически выполненному объему, быстро собираем комплект ИД и доводим до сдачи без необходимости держать дополнительного специалиста в штате.

Если вам нужно подготовить исполнительную документацию по объекту, посмотрите:
👉 Исполнительная документация — как проходит работа
👉 Цены — от чего зависит стоимость
👉 Кейсы — реальные проекты