Подписание исполнительной документации: кто ставит подписи

Кто имеет право подписывать акты скрытых работ и исполнительные схемы? Разбираем состав комиссии, правила подписания и частые ошибки

Подписание исполнительной документации

Подписание исполнительной документации в строительстве регламентируется Приказом Минстроя РФ № 344/пр от 16.05.2023, где чётко указаны роли, подписи представителей и формат актов (бумажный или электронный). Документооборот ИД может осуществляться с усиленной электронной подписью (ЭЦП), если соблюдены требования этого приказа.

Почему важно правильно подписывать исполнительную документацию

Подписание исполнительной документации — это не просто формальность. Это юридическое подтверждение факта выполнения работ, ответственных объектов и скрытых конструкций. Без подписанных актов и схем ИД может быть признана неполной или недействительной при проверках, что может привести к проблемам при сдаче объекта, гарантийных обязательствах и спорах.
Правильный документооборот исполнительной документации — ключ к тому, чтобы акты принимались заказчиком, техническим заказчиком и при необходимости — органами надзора.

Нормативные требования к подписанию ИД

Действующим документом является Приказ Минстроя РФ № 344/пр от 16.05.2023, который утверждает состав и порядок ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте.
В приложениях к этому приказу прописаны стандартные формы актов (например, акт освидетельствования скрытых работ) и образцы подписи представителей.
Минстрой в письме № 26412-ОГ/08 от 22.09.2025 разъяснил особенности оформления ИД при участии субподрядчиков: в актах следует явно указывать представителей как генерального подрядчика, так и субподрядчика.
Что касается электронного документооборота ИД: настоящий приказ допускает использование электронных документов при условии соответствия формату и требованиям подписания.

Как правильно организовать подписание ИД: основные шаги

Определите, кто будет подписантами.

Согласно приказу 344/пр, в актах должны быть подписи представителей:
лица, осуществляющего строительство (генподрядчика);
лица, выполнившего работы (в том числе субподрядчика, если есть).
2. Укажите полномочия подписантов.
В актах необходимо прописать должность, ФИО, реквизиты распоряжения о назначении (или доверенности) этих представителей.
3. Выберите формат подписания.
Бумажные акты — подпись от руки, печать организации.
Электронная документация — формат XML (или другой, если XML-схема не предусмотрена), подписанная квалифицированной усиленной электронной подписью (ЭЦП).
4. Укажите роли субподрядчиков.
Если задействованы субподрядчики, в акте нужно указать, кто именно выполнил работы, и подпись этого субподрядчика. Минстрой разъяснил, что именно так должна быть оформлена цепочка ответственности.
5. Формируйте количество экземпляров.
В актах (бумажных) необходимо указать число экземпляров. Приказ 344/пр содержит шаблон: «Акт составлен в ___ экземплярах (в случае заполнения акта на бумажном носителе)».
6. Передавайте подписанные документы.
После подписания акты передаются заказчику, техзаказчику и/или органам надзора в зависимости от договорённостей.

Практические рекомендации для руководителя

1

Убедитесь, что у подписантов есть полномочия, и эти полномочия документально оформлены. Это снизит риск отказа в принятии документации.

2

Используйте электронный документооборот, если возможно — это ускоряет процесс, упрощает передачу и хранение актов.

3

Контролируйте участие субподрядчиков в подписании, особенно если объекты сложные с разделением ответственности.

4

Регламентируйте процессы в договоре подряда. Включите пункт о подписании ИД, актах и порядке взаимодействия сторон по документообороту.

5

Храните электронные копии подписанных актов и другие документы ИД. Убедитесь, что система электронного архива защищена и есть резервные копии.

Основные риски при неправильном подписании

Отсутствие подписей — акты могут быть признаны недействительными.
Ошибки в указании представителей (например, не указали субподрядчика) — проблемы с идентификацией ответственных. Минстрой уже дал разъяснения на эту тему.
Использование неподходящего формата или неподписанных электронных документов — отказ в принятии ИД.
Несоответствие количества экземпляров, предусмотренному оформлению — возможные замечания у заказчика или технадзора.

Вывод и рекомендации

Подписание исполнительной документации — это критически важный этап оформления ИД. Согласно действующему нормативу (Приказ Минстроя № 344/пр), в актах должны быть подписи представителей подрядчика и исполнителя работ, оформленные должным образом (должности, полномочия). При использовании электронного документооборота — обязательно ЭЦП. Несоблюдение процедуры может поставить под угрозу приемку ИД, спровоцировать споры и проблемы при проверках.

Если Вам нужно, чтобы оформление, проверка и подписание исполнительной документации были выполнены без ошибок, компания «ПрофиПТО» готова взять это на себя — мы подготавливаем ИД с учётом всех нормативных требований и обеспечиваем корректную цифровую подпись при подготовке ИД в ПО заказчика.

Есть вопрос по подготовке исполнительной документации или разработке проекта производства работ?

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Команда ПрофиПТО с 2018 года помогает строительным компаниям сдавать объекты и получать деньги за выполненные работы своевременно подготавливая исполнительную документацию на все виды работ

ИСПОЛЬЗУЕМ СВОИ ПРОГРАММЫ

Разработали собственные программы для ускорения подготовки ИД и сократили время подготовки актов на 20%. Также работаем в имеющихся на рынке ПО Exon, BuildDocs, ПИК и т.д.
ОРГАНИЗУЕМ ФОРУМЫ И ВСТРЕЧИ ИНЖЕНЕРОВ

Организуем встречи и обучение инженеров ПТО. Организовали PTOFORUM 2018, PTOFORUM 2023, участвовали в организации форума Актион Строительство 2025
ПУБЛИКУЕМСЯ В ОТРАСЛЕВЫХ СМИ

Ппериодически общаемся с тематическими изданиями и обсуждаем свое видение на рынок услуг ПТО в строительстве. Таже активно ведем свои социальные сети

"Прежде чем делать открытие — загляни в справочник." К. Прутков-инженер. «Советы начинающему гению»

Услуги ПТО
Подготовка исполнительной документации
Разработка ППР

Офис: г. Москва, ул. Адмирала Руднева, д.20, 3 этаж, пом. 16
Отделение работы с клиентами
+7 (499) 964-46-14‬
Отделение подбора персонала
+7 977 894-35-95

ИП Блинов Илья Владимирович
ИНН 434581072905
Регистрация в ГРНИП №320774600456811

Услуги ПТО

ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Разработка ППР

О компании