Исполнительная документация: сколько экземпляров нужно заказчику и подрядчику

Отвечаем, сколько экземпляров исполнительной документации необходимо изготовить по закону

Сколько экземпляров исполнительной документации нужно заказчику и подрядчику

В случае ведения исполнительной документации на бумажном носителе количество экземпляров исполнительной документации должно соответствовать количеству лиц, подписывающих указанную документацию. Количество копий и порядок их передачи определены нормативными актами Минстроя РФ (Приказом №344/пр от 16.05.2023 и др.); документы оформляются в виде комплектов журналов, актов приемки и исполнительных схем с единым реестром.

На практике исполнительная документация часто оформляется в пяти экземплярах: по одному экземпляру передается заказчику (застройщику), техническому заказчику, генеральному подрядчику, субподрядной организации и эксплуатирующей организации

Кому передаются и где хранятся экземпляры ИД

В процессе строительства готовые экземпляры ИД остаются у подрядчика (генподрядчика) и передаются заказчику (техническому заказчику). По факту ввода объекта в эксплуатацию или получения заключения о соответствии ИД передаётся заказчику на постоянное хранение. Кратко:

Подрядчик (генподрядчик) формирует ИД по результатам СМР и хранит копии у себя.
Заказчик (технический заказчик) получает комплект ИД по окончании работ. Экземпляр остаётся у него для эксплуатации и дальнейших проверок.
Органы контроля (Госстройнадзор) – при необходимости по запросу или во время проверок им передаются копии ИД (реестры или отдельные документы).

Таким образом, практикой является наличие по одному экземпляру ИД у основных участников: у заказчика и у подрядчика. При привлечении технадзора часто готовят и третий экземпляр (для отдела технического надзора или уполномоченных лиц). На бумажных носителях число экземпляров должно соответствовать числу подписантов документации – то есть обычно 4-5 (заказчик, подрядчик и пр.).
Важное нормативное требование: на каждый экземпляр ставятся подписи ответственных лиц (представителей заказчика и подрядчика)

Бумажная и электронная формы ИД

ИД может вестись на бумаге и в электронном виде.
Законодательство перехода на цифровые технологии требует формирования ИД в электронном формате XML. При этом документы подписываются усиленной электронной подписью. Согласно Приказу №344/пр, «ведение исполнительной документации осуществляется на бумажном носителе или в форме электронных документов… при условии выполнения требований».
В электронном виде документы представляются в формате XML на основе официальных XML-схем Минстроя. Если соответствующей XML-схемы нет, допускаются форматы DOC/DOCX/ODT для текстовых документов и PDF для остальных

Практические рекомендации

1

Минимум два экземпляра. В типовом проекте готовят по одному комплекту ИД для заказчика и для подрядчика (генподрядчика). Эти экземпляры сопровождают акты и передаются на проверку.

2

При необходимости – три экземпляра. Третий комплект нужен, если в проекте участвует технадзор или иные контролирующие органы. Тогда добавляется экземпляр для службы технического надзора

3

Обмен документами. Передача ИД производится по акту сдачи работ: подрядчик вручил набор документов заказчику и сохранил копию у себя. Если договором предусмотрена электронная сдача, обмен может идти через аккредитованную систему электронного документооборота по XML-схемам

4

Хранение. После передачи весь комплект ИД остается у заказчика на хранение в течение эксплуатации объекта. Подрядчик также хранит свой бумажный экземпляр или в информационных системах

Есть вопрос по подготовке исполнительной документации или разработке проекта производства работ?

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Команда ПрофиПТО с 2018 года помогает строительным компаниям сдавать объекты и получать деньги за выполненные работы своевременно подготавливая исполнительную документацию на все виды работ

ИСПОЛЬЗУЕМ СВОИ ПРОГРАММЫ

Разработали собственные программы для ускорения подготовки ИД и сократили время подготовки актов на 20%. Также работаем в имеющихся на рынке ПО Exon, BuildDocs, ПИК и т.д.
ОРГАНИЗУЕМ ФОРУМЫ И ВСТРЕЧИ ИНЖЕНЕРОВ

Организуем встречи и обучение инженеров ПТО. Организовали PTOFORUM 2018, PTOFORUM 2023, участвовали в организации форума Актион Строительство 2025
ПУБЛИКУЕМСЯ В ОТРАСЛЕВЫХ СМИ

Ппериодически общаемся с тематическими изданиями и обсуждаем свое видение на рынок услуг ПТО в строительстве. Таже активно ведем свои социальные сети

"Прежде чем делать открытие — загляни в справочник." К. Прутков-инженер. «Советы начинающему гению»

Услуги ПТО
Подготовка исполнительной документации
Разработка ППР

Офис: г. Москва, ул. Адмирала Руднева, д.20, 3 этаж, пом. 16
Отделение работы с клиентами
+7 (499) 964-46-14‬
Отделение подбора персонала
+7 977 894-35-95

ИП Блинов Илья Владимирович
ИНН 434581072905
Регистрация в ГРНИП №320774600456811

Услуги ПТО

ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Разработка ППР

О компании