Аутсорсинг ПТО, подготовка исполнительной документации к ЗОС для ГСП и подрядчиков с частичным присутствием на объекте

Подготовка исполнительной документации с частичным присутствием.
Мобилизовать ресурсы было необходимо в максимально сжатые сроки, поэтому было принято решение об организации смешанной команды: офис Москва + удаленная команда + регулярное посещение объекта строительства и офиса заказчика
Офис Москва.
В офисе разместили дополнительную огртехнику и набрали команду техников ПТО. В их задачу входила печать, комплектация, нумерация и оформление папок. В пиковые моменты шла одновременная печать на 3 МФУ и работа 10 специалистов.
Удаленная команда.
Для подготовки исполнительной документации привлекли удаленных инженеров ПТО из постоянного состава и дополнили временным, всего на подготовке ИД было задействовано 12 опытных специалистов ПТО.
Посещение объекта и офиса заказчика.
Ведущий инженер проекта регулярно посещал объект строительства для общения с заказчиком и принимающей стороной. Техники ПТО предоставляли документацию, собирали подписи, сканировали документы качества и устраняли мелкие замечания на месте. Для этого нам был выделен отдельный кабинет, который мы оборудовали всем для комфортной работы на объекте.

Знакомство, алгоритм взаимодействия.
В первую очередь мы организовали ознакомительную встречу и совещание, на которых обсудили основные требования и специфику на площадке
Совещания.
По ходу работы проводились регулярные совещания по рабочим вопросам с заказчиком и его подрядчиками, которые замечая наше продвижение по сдаче документации в скором времени также обратились за услугой
Взаимовыручка.
При смене ответственного инженера заказчика мы приняли активное участие в передаче дел, пересобрали архивные папки по требованиям нового представителя.

Вы уже знаете что делать, помогите и нам.
Примерно так начались наши переговоры с несколькими подрядчиками, после очередного совещания они звонили нам по громкой связи вдвоем и просили помочь. Таким образом мы заключили и успешно выполнили еще 4 договора по подготовке исполнительной документации на том же объекте

Таблицы учета и контроля динамики
Индивидуально под этот проект разработали таблицу учета и контроля в Google для удобства общего пользования и отслеживания динамики в режиме реального времени.
Совещания.
Проводили ежедневные совещания в рамках команды по таблице и задачам. Искали способы ускорить работу и внедряли их.
Непрерывный поток подписания и сдачи в архив.
Сразу после утверждения и подписания первого комплекта мы начали передачу папок в архив заказчика, этот процесс шел непрерывно до полного завершения проекта